ExcelをPDFに変換する方法｜PDF化・保存方法を初心者向けに解説

Excelファイルのまま共有すると、使用している環境によってレイアウトが変わることはないでしょうか。

PDFにすれば、作成したレイアウトを保ったまま共有しやすくなります。

この記事では、Excelファイル（xlsx）をPDFに変換する基本的な方法を初心者向けに解説します。

さらに、PDFに変換するときに注意したい印刷範囲や、複数シートをPDFにする方法についても紹介します。

ExcelをPDFに変換する方法

ExcelファイルをPDFに変換するには、「名前を付けて保存」からファイル形式をPDFに変更する方法が簡単です。

ここでは、ExcelファイルをPDFとして保存する手順を紹介します。

PDFに変換したいExcelファイルを開く

PDF化したいExcelファイルを開き、「ファイル」タブをクリックします。

「名前を付けて保存」を選択する

「名前を付けて保存」をクリックします。

次に、「参照」をクリックします。

ファイルの種類をPDFに変更する

保存先の選択画面が表示されたら、「ファイルの種類」をクリックします。

一覧から「PDF（*.pdf）」を選択します。

PDFとして保存する

ファイル名の拡張子が「.pdf」に変わったことを確認し、「保存」ボタンをクリックします。

これで、ExcelファイルがPDFファイルとして保存されます。

ExcelをPDFに変換するときの設定・注意点

PDFに変換する範囲を指定する

Excelでは、ワークシート全体ではなく、必要な部分だけをPDFに変換することもできます。

特定の表だけをPDFにしたい場合は、PDF化する前に印刷範囲を設定しておくと便利です。

PDFにしたいセル範囲を選択してから、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を選択します。

その後、先ほどと同じ手順でPDFとして保存すると、設定した範囲をPDFにできます。

複数のシートをまとめてPDFにする

Excelブックに複数のシートがある場合は、複数のシートをまとめてPDFとして保存することもできます。

PDFにしたいシートを選択してからPDFとして保存すると、選択したシートをまとめてPDFにできます。

複数のシートを選択するには、「Ctrl」キーを押しながら、PDFにしたいシートのタブをクリックします。

シートを選択した状態で「ファイル」→「名前を付けて保存」からPDFを選択し、保存します。

PDFに変換すると表が切れる場合

ExcelをPDFに変換したときに、表の一部が次のページに分かれたり、右側の列が切れたりすることがあります。

このような場合は、PDFとして保存する前に、ページレイアウトを確認しておきましょう。

「ページレイアウト」タブから「拡大縮小印刷」を確認し、横方向を「1ページ」に設定すると、横幅を1ページに収めやすくなります。

以下の例では、「横：自動」になっているため、右端のドロップダウンで「横：１ページ」に変更します。

以下のように、「横：１ページ」の設定にすると、右側の列が切れることなく、PDFとして保存することができます。

このあと、「ファイル」→「印刷」を開くと、「すべての列を１ページに印刷」が選択されており、PDFにしたときの状態をプレビューで確認できます。

ExcelをPDFに変換する方法のまとめ

Excelファイルは、「名前を付けて保存」からファイルの種類をPDFに変更するだけで、簡単にPDF化できます。

Excelの表を相手に共有したり、印刷用の資料として利用したりする場合は、PDFへの変換を活用すると便利です。