Excelで作成した表のデータを、売上順や日付順、利益率の高い順などに並べ替えたいことはないでしょうか。
Excelには、データを「昇順」「降順」に並べ替える機能が用意されており、数値だけでなく、文字列や日付なども簡単に整理できます。
この記事では、Excelの並べ替え機能について、基本的な操作方法から複数条件での並べ替え、うまく並べ替えられない場合の確認ポイントまで、初心者にも分かりやすく解説します。
Excelの並べ替えとは？
Excelの「並べ替え」とは、表に入力されたデータを、指定した項目を基準にして順番を入れ替える機能です。
例えば、売上データであれば、売上金額が大きい順、小さい順に並べ替えたり、日付を古い順、新しい順に整理したりできます。
代表的な並べ替えには、次の2種類があります。
| 種類 | 意味 | 例 |
|---|---|---|
| 昇順 | 小さいものから大きいものへ並べる | 1、2、3、4…… |
文字列の場合は、一般的に「あいうえお順」などで並べ替えられます。
Excelのデータを昇順・降順に並べ替える方法
ここでは、商品の「利益率」を基準にして、利益率が高い順（降順）に並べ替えてみます。
以下のようなExcelの表を用意します。
1. 並べ替えるデータを選択する
まず、並べ替えたい表のデータ全体を選択します。
ここでは、セル「A2」からセル「E9」までを選択します。
並べ替えでは、基準にする列だけを選択するのではなく、表全体のデータを選択することが重要です。
2. 「並べ替え」を選択する
「データ」タブから「並べ替え」をクリックします。
すると、並べ替えの条件を設定する画面が表示されます。
3. 並べ替えの条件を設定する
今回は、E列の「利益率」を基準にして、大きい順（降順）に並べます。
設定は次のとおりです。
・並べ替えのキー：セルの値
・順序：大きい順（降順）
設定が完了したら、「OK」をクリックします。
4. データが降順に並べ替えられる
すると、「利益率」の高い商品から順番に並べ替えられます。
降順は大きいものから小さいものへ、昇順は小さいものから大きいものへ並べる方法です。
Excelで複数の条件を指定して並べ替える方法
Excelでは、1つの条件だけでなく、複数の条件を指定して並べ替えることもできます。
例えば、「利益率が高い順」に並べたうえで、利益率が同じ商品の中では「売上が高い順」にする、といった操作です。
「データ」タブの「並べ替え」をクリックし、最優先されるキーに「利益率」を指定し、並べ替えのキーは「セルの値」、順序は「大きい順」を設定します
その後、「レベルの追加」をクリックして、2番目の条件を追加します。
以下のように設定してから、「OK」を押します。
・並べ替えのキー：セルの値
・順序：大きい順（降順）
| 優先順位 | 列 | 順序 |
|---|---|---|
| 最優先 | 利益率 | 大きい順 |
| 2番目 | 売上高 | 大きい順 |
このように複数の条件を設定すると、最初の条件で並べ替えた後、同じ値のデータについて2番目の条件が適用されます。
例えば、下記のように、利益率が同じ30%の商品が複数ある場合、2番目の条件である「売上高」の大きい順に並べ替えられます。
Excelの並べ替えができない・おかしい場合
並べ替えを実行したものの、思ったような順番にならない場合は、いくつかの原因が考えられます。
数値が正しく並ばない場合
数字に見えても、セルのデータが「文字列」として保存されていると、期待した順番にならない場合があります。
例えば「1、2、10」を数値として扱えば「1、2、10」ですが、文字列として扱われると、意図しない順番になることがあります。
この場合は、セルのデータ形式などを確認してください。
一部の列だけ並べ替えていないか確認する
表の一部だけを選択して並べ替えると、他の列との対応関係が崩れる可能性があります。
複数条件の設定を確認する
複数条件で並べ替えた場合は、「最優先されるキー」に設定した項目から順番に条件が適用されます。
思ったような結果にならない場合は、並べ替え画面で条件の優先順位を確認してください。
Excelの並べ替えを元に戻す方法
並べ替えを実行した後に元の順番へ戻したい場合は、状況に応じて対応します。
直前に行った操作であれば、Excel上部の「元に戻す」をクリックすることで、並べ替え前の状態に戻せます。
ただし、並べ替え後に別の操作を行った場合などは、単純に元の順番へ戻せないことがあります。
そのため、重要なデータを並べ替える場合は、あらかじめ元の順番を確認しておくと安心です。
まとめ
Excelの並べ替え機能を使えば、データを昇順・降順に整理したり、複数の条件を指定して目的に合わせて並べ替えたりできます。
まずは基本的な昇順・降順の並べ替えを覚え、必要に応じて複数条件による並べ替えも活用してみましょう。
また、並べ替える際は、関連するデータを含めて表全体を扱うことが大切です。今回紹介した方法を参考に、Excelのデータ整理に役立ててください。
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